Rechnungsstellung

Online Rechnungsstellung leicht gemacht.

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Bereiche

Erweiterung	Beschreibung
Rechnungsstellung Mahnungen	Mahnberichte erstellen und verschicken

Erweiterungen

Erweiterung	Beschreibung
Account Invoice Carrier	Auslieferungsmethode auf Rechnung hinterlegen.
Account Invoice Comment	Kommentarfeld auf Rechnung.
Account Invoice Detail	Verkaufskontakt auf Rechnung einblenden.
Account Invoice Move Date	Buchungs- und Rechnungsdatum unabhängig definieren.
Account Invoice Multiline Ref	Kundenreferenz auf Verkaufsauftrag und Rechnung mit mehreren Zeilen.
Account Invoice Notes	Zusätzliche Header und Footer Notizen kopiert von Verkaufsauftrag.
Account Invoice Outstanding Credit	Filtern Sie Kundenrechnungen mit offenen Gutschriften.
Account Invoice Overdue Reminder	Einfache Lösung zum Versenden von Zahlungserinnerungen.
Account Invoice Sale Partner	Verkaufsadresse auf Rechnung festlegen.
Account Invoice Select Bank	Bankkonto anhand Währung auswählen.
Account Move Invoice Partner	Separate Rechnungsadresse auf Rechnung festlegen.
Account Move Line Description	Produktname ohne Referenz in Beschreibung Rechnungszeile übertragen.
Account Sale Timesheet Report	Zeiterfassungsbericht für Rechnung.
Invoice Merge PDF Attachment	PDF-Dokumenten von Rechnungen zusammenführen.
Purchase Invoice Prepare Partner	Kontakte aus Bestellung auf Rechnung kopieren.
Sale Invoice Carrier	Auslieferungsmethode aus Transfers beim Erstellen von Rechnungen aus Verkaufsaufträgen übertragen.
Sale Invoice Cash Rounding Default	Standardwert für Runden beim Erzeugen von Rechnungen aus Verkaufsaufträgen verwenden.
Sale Invoice Frequency	Verrechnungsintervalle auf Kontakte und Verkaufsaufträge.
Sale Invoice Ignore Ref	Zahlungsreferenz bei Abrechnung nicht auf Rechnung übertragen.
Sale Invoice Line Description	Buchungszeilen generiert aus Verkaufsaufträgen enthalten nur den Anzeigenamen des Produkts.
Sale Invoice Prepare Bank	Bankkonto anhand Währung auswählen.
Sale Invoice Prepare Partner	Kontakte aus Verkaufsauftrag auf Rechnung kopieren.
Sales Order Invoicing Grouping Criteria	Kriterien zur Gruppierung in der Rechnungstellung festlegen.

Versand

Ausgangsrechnung erfassen

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und fügen Sie einen Eintrag hinzu.

Um eine gebucht Rechnung zurückzusetzen navigieren Sie nach nach Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und zeigen eine ausgewählte Rechnung an. Wählen Sie die Aktion Zurücksetzen damit die Rechnung in den Status Entwurf gesetzt wird.

TIP

Wurde die erstellte Rechnung bereits auf Status Gebucht gesetzt, so kann diese Rechnung nur teilweise korrigiert oder gelöscht werden.

Gutschrift erfassen

Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Kunden > Gutschriften und erfassen Sie eine Gutschrift.

Gutschrift für Rechnung erfassen

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und zeigen Sie die Rechnung an, welche vergütet werden soll. Wählen Sie die Aktion Gutschrift Erstellen und aktivieren die passenden Optionen:

Kreditmethode:
- Teilweise Rückerstattung:
- Komplette Rückerstattung: Es wird eine Gegenbuchung erstellt
- Komplette Rückerstattung und neuer Rechnungsentwurf: Es wird eine Gegenbuchung erstellt und die Rechnung kopiert.
Begründung: Geben Sie einen Text für die Gegenbuchung ein
Stornodatum: Wenn Sie Spezifisch wählen, treffen Sie für das Rückerstattungsdatum eine Auswahl

Schliessen Sie den Vorgang mit Gutschrift Erstellen ab.

Beispiel

Eine Rechnung Rechn/2023/08/0001 mit dem Betrag CHF 455.00 wurde bezahlt. Jetzt wird sie mit Gutschrift Erstellen in die Gutschrift* RRechn/2023/11/0001* umgewandelt und mit Bestätigen* gebucht. Eine neue Rechnung Rechn/2023/11/0001 vom gleichen Kunden wird erfasst. Der Betrag aus der Gutschrift erscheint als noch Noch nicht ausgeglichene Zahlungen:

Mit Hinzufügen wird der fällige Betrag um den Wert der Gutschrift reduziert:

Abrechnung

Bank hinzufügen

Navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankverzeichnis und erstellen Sie einen neuen Eintrag. Geben Sie den Namen der Bank und die Bankleitzahl (BIC) ein. Optional können Sie die Bankadresse erfassen.

Bankkonto erfassen

Navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankkonten und erstellen Sie einen neuen Eintrag. Geben Sie Kontonummer (IBAN) und den Kontoinhaber ein. Wählen oder erstellen Sie eine Bank im Feld Bank.

Bankkonto zu Lieferant hinzufügen

Wählen Sie Kontakte zeigen Sie den Lieferanten in der Formularansicht an. Klicken Sie auf Bearbeiten und fügen Sie im Tab Finanzen ein Bankkonto hinzu.

TIP

Der Benutzer muss hierfür die Berechtigung Kontakt erstellen haben (Zugriffsrechte > Extra Rights)

Geld schicken für Bankkonto erlauben

Gilt ab #Odoo16.

Damit Lieferanten bezahlt werden können, muss dies explizit auf dem Bankkonto angegeben werden. Zeiten Sie einen Lieferanten unter Kontakte an und wählen Sie den den Tab Finanzen. Bei der Liste der Bankkonten aktivieren Sie die Option Geld schicken.

Bankkonten anzeigen

Wenn Sie alle erfassten Bankkonten in einer Listen anzeigen möchten, navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankkonten.

Rechnungsadresse ändern

Angenommen Sie möchten die Empfängeradresse einer gebuchten Rechnung ändern, so setzen Sie diese Rechnung mit Zurücksetzen in den Entwurfsstatus. Anschliessend können Sie das Feld Kunde wieder bearbeiten. Passen Sie die Adresse an und buchen Sie die Rechnung wieder.

Warnung für den Rechnungskontakt festlegen

Auf Kontakten können Sie Warnungs-Text hinterlegen, welche bei der Ertellung einer Rechnung angezeigt werden. Damit die entprechenden Felder auf dem Kontakt angezeigt werden, müssen Sie in den Benutzer-Einstellungen die Berechtigung Eine Warnung kann auf einem Partner (Konto) gelegt werden aktivieren. Unter Kontakte > Eintrag auswählen > Tab Interne Notizen finden Sie das entsprechende Feld.

Empfang

Eingangsrechnung erfassen

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Lieferanten > Rechnungen und fügen Sie einen Eintrag hinzu.

Zahlung erfassen

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Lieferanten > Rechnungen und wählen Sie eine zu bezahlende Rechnung aus. Klicken Sie auf Zahlung Registrieren. Im Dialog wählen Sie das Journal und die Zahlungsmethode aus. Prüfen Sie die Angaben und wählen Sie Zahlung Erstellen.

Guthaben für Rechnungsdigitalisierung kaufen

Mit Odoo können PDF-Rechnung einfach gescannt und verarbeitet werden. Die Rechnungsdigitalisierung liest die Zahlungsinformationen aus dem PDF und erstellt eine Lieferantenrechnung.

Jeder Digitalisierungsvorgang kostet einen Credit. Die benötigten Credits können als In-App-Purchase (IAP) erworben werden. Klicken Sie auf Einstellungen > Finanzen > Eingangsrechnungen > Guthaben kaufen. Loggen Sie sich mit dem Odoo-Account ein und erwerben Sie ein IAP-Paket. Die Credits werden an ihrer Datenbank gut geschrieben und fortan steht der Digitalisierungsprozess zur Verfügung.

Rechnungen digitalisieren

Zur Digitalisierung einer Rechnung laden Sie als erstes die PDF-Datei via Finanzen > Lieferanten > Rechnungen > Hochladen hoch. Öffnen Sie die Rechnung und starten Sie dann die Aktion Send for digitalization. Nach wenigen Sekunden sollte die Rechnungsangaben aus dem PDF ausgelesen und abgefüllt werden.

Der Digitalisierungsprozess dauert wenige Sekunden. Sie können den Status mit Aktualisieren überprüfen.

Lieferantenrechnung mit Bestellung verknüpfen

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung unter Rechnungsstellung > Lieferanten > Rechnung haben, können Sie diese mit dem Feld Autovervollständigung mit einer Bestellung verknüpfen.

Abstimmung

Gutschrift zu Rechnung hinzufügen

Wenn Sie für einen Kunden eine Gutschrift haben, können Sie diese einer offenen Rechnung hinzufügen. Zeigen Sie die offene Rechnung via Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen an. Auf der Rechnung erscheint die Meldung:

Sie haben ausstehendes Haben für diesen Kunden. Sie können diese zuordnen, um die Rechnung als bezahlt zu kennzeichnen

Am Ende der Rechnung können Sie bei der entsprechenden Gutschrift auf Hinzufügen drücken.

WARNING

Die Gutschrift und Rechnung müssen den gleichen Kunden haben.

Vorlagen

Rechnungsvorlage anpassen

Für den automatischen Versand von Rechnungen können E-Mail-Vorlagen erstellt werden.

Unter Einstellungen > Technisch > E-Mail > E-Mail-Vorlagen können die E-Mail-Vorlagen verwaltet werden. Erstellen Sie ein Duplikat der Vorlage Invoice: Send by email und fahren Sie weiter gemäss E-Mail-Vorlage erfassen.

Standardvorlage deaktivieren

Zeigen Sie die Externe ID für account.email_template_edi_invoice an. Geben Sie im Feld Datensatz-ID den Wert 0 ein.

Damit wird beim Aufruf der Aktion Senden & Drucken auf der Rechnung die Standardvorlage nicht geladen.

Berichte

PDF-Datei von Kundenrechnungen vorbereiten

Gilt ab #Odoo16.

Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen. Markieren Sie die entsprechenden Kundenrechnungen und wählen Sie Aktion > Print QR invoices. Nun erstellt Odoo die PDF-Dateien für die ausgewählten Rechnungen.

TIP

Damit die PDF-Datei beim Versenden der Rechnung aus dem Anhang geladen wird, müssen Sie die Aktion Bericht beim Drucken aus Anhang laden für den Rechnungen-Bericht aktivieren.

Einzahlungsschein drucken

Gilt bits #Odoo14.

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von Einzahlungsscheinen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

Auf dem Bankkonto des Unternehmens muss das Feld CHF ISR Subscription Number ausgefüllt sein

Das auf der Rechnung hinterlegte Konto muss mit diesem Unternehmenskonto übereinstimmen
Die Rechnung ist im Status Gebucht
Die Einstellung Einstellungen > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Print bank on ISR ist aktiviert, jedoch nicht dessen Unteroption Preprinted account

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion Print ISR.

WARNING

Damit Einzahlungsscheine für bereits erstellte Rechnungen generiert werden können, muss das erstellte ISR-PDF im Anhang entfernt werden.

QR-Rechnung drucken

Gilt bits #Odoo14.

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von QR-Rechnungen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

Der Rechnungsempfänger und Absender müssen eine Schweizer-Adresse haben
Das QR-Konto ist auf dem Rechnungskonto eingetragen
Die Zahlungsreferenz muss QR-kompatibel sein (Referenz gemäss ISR)
Die Rechnung ist im Status Gebucht
Die Einstellung Einstellungen > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Print Swiss QR Code ist aktiviert (optional)

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion QR-Rechnung Drucken.

Datenbank

Rundungsmethode erstellen

Damit Frankenbeträge in Rechnungen auf 0.05 gerundet werden, müssen Sie die Bargeldrundung aktivieren.

Navigieren Sie nach Finanzen > Konfiguration > Bargeld-Runden und erstellen Sie einen neuen Eintrag wie folgt:

Name: CHF auf 0.05
Rundungsgenauigkeit: 0.05
Rundungsstrategie: Steuerbetrag bearbeiten
Rundungsverfahren: HALF-UP

Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben und die Rundungsmethode festgelegt ist, werden die Beiträge entsprechend gerundet.

Produkte

Fakturierungsregel festlegen

Für jedes Produkt können Sie definieren, ob es nach der Lieferung oder nach der Bestellung verrechnet werden soll. Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Produkte > Produkte und zeigen Sie ein Produkt an. Im Feld Fakturierungsregel können Sie bestimmen Sie Verrechnungsart bestimmen.

WARNING

Falls während der Lieferung zusätzliche Produkte erfasst werden, muss die abzurechendende Menge des Verkaufsauftrag aktualisiert werden. Nur dann wird das zusätzliche Produkt auf die Rechnung übertragen.

Berechtigungen anhand von Gruppen filtern

Im folgenden Beispiel werden ausgewählte Rechnungen nur für eine bestimmte Gruppe angezeigt.

Legen Sie auf dem Datenmodell diese Rechte für Daten fest:

Name: Invoicing Confidential
Gruppen: Interne Benutzer
Domain: [('x_group_ids', 'in', [g.id for g in user.groups_id])]
Berechtigung: Lesen

Name: Invoicing Public
Gruppen: Interne Benutzer
Domain: [('x_group_ids', '=',False)]
Berechtigung: Lesen

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