Spesen
Spesen erfassen und abrechnen.
Website: https://www.odoo.com/de_DE/app/expenses
Bereiche
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Spesen Aktionen | Aktionen für Spesen App einrichten. |
Erweiterungen
| Erweiterung | Beschreibung |
|---|---|
| HR Expense Vehicle Request | Brückenmodul für Fahrzeuganfrage und Auslage. |
| Sale Expense Description Date | Fügt das Datum der Auslage der Kundenauftragszeile hinzu. |
| Sale Expense Link | Verlinkt die Spesen mit der Kundenauftragszeile. |
| Sale Expense Unlink | Bei Abbruch Spesenbericht wird Kundenauftragszeile entfernt. |
Beschreibung
Die Spesen-App von Odoo wurde in den Versionen 14.0, 15.0 und 16.0 immer weider überarbeitet. Dementsprechend haben sich die Begriffe in der Menüstruktur verändert. Diese Dokumentation bezieht sich immer auf die aktuellste Version der Spesen-App.
Konfiguration
Spesenprodukt erfassen
Zeigen Sie Spesenabrechnung > Konfiguration > Spesenkategorien an. Erstellen Sie eines Produkt und geben Sie die Kosten an.
Bestehendes Produkt als Spesenprodukt definieren
Damit ein bestehendes Produkt in der Auswahl der Spesenprodukte erscheint, muss man auf dem Produkt Verkauf > Produkte > Produkte die Option Als Ausgabe verwendbar aktivieren.
WARNING
Die Option ist standardmässig nicht sichtbar und muss über ein entsprechendes Snippet eingeblendet werden.
Spese zur Weiterverrechnung markieren
Zeigen Sie ein Spesenprodukt unter Verkauf > Produkte > Produkte an. Wählen Sie eine Option im Feld Auslagen weiterberechnen aus. Damit wird festgelegt zu welchem Preis die Auslage weiter verrechnet werden kann.
TIP
Wählen Sie die Option Nach Aufwand, wenn der Verkaufspreis gleich der Kosten ist.
Genehmigende Person festlegen
Rufen Sie einen Mitarbeitenden unter Personal auf und zeigen Sie den Tab Arbeitsinformation an. Geben Sie im Feld Aufwand die Person an, welche die Spesenabrechnung genehmigt.
Erfassen
Spesen erfassen
Navigieren Sie nach Aufwand und klicken Sie auf Neu. Erfassen Sie eine neue Auslage und beachten Sie diesse Felder:
- Produkte: Wählen Sie hier ein bestehendes Spesenprodukt aus.
- Ausgabendatum: Der Tag an dem die Spese angefallen ist.
- An Kunden berechnen: Wählen Sie hier einen besthenden Verkaufsauftrag. Diese Option wird angezeigt, wenn auf dem Spesenprodukt die Option Auslagen weiterberechnen ausgewählt wurde.
Spesenabrechnung erstellen
Bis #Odoo15 : Öffnen Sie eine Auslage via Auslagen > Meine Auslagen > Meine zu abzurechnenden Auslagen. Drücken Sie auf Abrechnung erstellen.
Ab #Odoo15 : Öffnen Sie eine Auslage via Spesenabrechnung > Meine Auslagen > Meine zu meldenden Auslagen. Drücken Sie auf Bericht erstellen.
Spesenabrechnung vorlegen
Bis #Odoo15 : Öffnen Sie eine Abrechnung via Auslagen > Meine Auslagen > Meine Abrechnung und klicken Sie auf Dem Manager vorlegen.
Ab #Odoo15 : Öffnen Sie eine Abrechnung via Spesenabrechnung > Meine Auslagen > Meine Berichte und klicken Sie auf Dem Manager vorlegen.
Freigabe
Spesenabrechnung genehmigen
Bis #Odoo15 : Navigieren Sie nach Auslagen > Auslagen Abrechnung > Freizugebende Abrechnungen. Wählen Sie eine Abrechnung aus klicken Sie auf Genehmigen
Ab #Odoo15 : Navigieren Sie nach Spesenabrechnung > Auslagenberichte > zu genehmigende Berichte. Wählen Sie einen Bericht aus klicken Sie auf Genehmigen.
Spesenabrechnung ablehnen
Bis #Odoo15 : Navigieren Sie nach Auslagen > Auslagen Abrechnung > Freizugebende Abrechnungen. Wählen Sie eine Abrechnung aus klicken Sie auf Ablehnen.
Ab #Odoo15 : Navigieren Sie nach Spesenabrechnung > Auslagenberichte > zu genehmigende Berichte. Wählen Sie einen Bericht aus klicken Sie auf Ablehnen.
Abrechnung
Spesenabrechnung buchen
Bis #Odoo15 : Navigieren Sie nach Auslagen > Auslagen Abrechnung > Zu buchende Abrechnungen. Wählen Sie Journal Einträge buchen.
Ab #Odoo15 : Navigieren Sie nach Spesenabrechnung > Auslagenberichte> Zu buchende Berichte. Wählen Sie Buchungen Quittieren.
TIP
Wurden die Spesen vom Unternehmen bezahlt, wechselt die Abrechnung direkt in den Status Bezahlt.
TIP
Wurden das Spesenprodukt zur Weiterverrechnung markiert, wird das Spesenprodukt mit der gelieferten Menge beim Buchen der Abrechnung auf dem verlinkten Verkaufsauftrag hinzugefügt.
Der Verkaufsauftrag ist mir der Spesenabrechnung verlinkt.
WARNING
Der Mitarbeitende braucht eine private Adresse, damit die Spesenabrechung erstellt werden kann: Private Adresse hinterlegen.
Spesenabrechnung auszahlen
Bis #Odoo15 : Navigieren Sie nach Auslagen > Auslagen Abrechnung > Auszuzahlende Abrechnungen. Wählen Sie Zahlung erfassen. Wählen Sie das Journal aus und erfassen Sie bei Bedarf das Bankkonto des Empfängers.
Ab #Odoo15 : Navigieren Sie nach Spesenabrechnung > Auslagenberichte > Berichte zu zahlen. Wählen Sie Zahlung erfassen. Wählen Sie das Journal aus und erfassen Sie bei Bedarf das Bankkonto des Empfängers.
Alle Spesenabrechnungen anzeigen
Bis #Odoo15 : Navigieren Sie nach Auslagen > Auslagen Abrechnung > Alle Abrechnungen.
Ab #Odoo15 : Navigieren Sie nach Spesenabrechnung > Spesenabrechnung > Alle Abrechnungen.
Buchhaltung
Journalbuchung aus Spesenabrechnung neu erstellen
Um die Journalbuchung einer Spesenabrechnung neu zu erstellen, zeigen Sie eine Spesenabrechnung unter Spesenabrechnung > Spesenabrechnungen an. Klicken Sie auf den Smart-Link Journalbuchung und setzen Sie diese zurück. Kehren Sie auf die Spesenabrechnung zurücke und wählen Sie Auf Entwurf Zurücksetzen. Genehmigen Sie die Spesenabrechnung und wählen Sie Journalbuchung Buchen. Nun erstellt Odoo die Lieferantenrechnung neu.
Berechtigungen
Lesezugriff auf Verkaufsaufträge vergeben
Damit Benutzer beim Erfassen einer Spesen den Kundenauftrag zur weiterverrechnung auswählen können, brauchen Sie Lesezugriff auf Verkaufsaufträge.
Dazu können Sie mit den folgenden Informationen Zugriffsrechte auf Datenmodell vergeben:
- Datenmodell:
sale.order - Name:
mint_system.sale.order.read - Gruppe: Benutzertypen / Interner Benutzer
- Berechtigung: Leserecht
Troublshooting
Spesenabrechnung kann nicht erstellt werden
Problem
Wenn Sie die Spesenabrechnung erstellen erscheint der Fehler:
Sie können nicht zweimal die gleiche Zeile erfassen!
Ursache
Wenn der Spesen-Eintrag bereits mit einem Bericht verknüpft ist.
Lösung
Filtern Sie die Spesen mit Filter Spesenabrechnung ist nicht gesetzt.