Personalabrechnung

Personalbrechnungen schnell und einfach erstellen.

Bereiche

Bereich	Beschreibung
Personalabrechnung Aktionen	Gehaltsabrechnung automatisieren.
Personalabrechnung Berichte	Berichte für Lohnbuchhaltung erstellen.
Personalabrechnung Eingaben	Gehaltsabrechnungen mit variablen Eingaben.

Erweiterungen

Erweiterung	Beschreibung
Lohnmeldung	Lohnmeldungen ganz einfach generieren.
Swiss Payroll	Lohnarten für die Schweizer Lohnabrechnung.
Payslip Report Manual Note	Notiz Feld in Gehaltsabrechnung für auch der generierte PDF

Konfiguration

Personalabrechnung initialisieren

Damit Sie die Personalabrechnung für ihre Mitarbeiter erstellen können, müssen einige vorbereitungen getroffen werden.

Dazu eine Übersicht:

Konfigurieren Sie diese Punkte, erst dann können Sie die Gehaltsabrechnung erstellen.

Die Gehaltsinformationen der Mitarbeiter legen Sie auf den Arbeitsverträgen fest Personalabrechnung > Verträge festen. Zeigen Sie einen Vertrag an und Sie finden die Gehaltsinformationen im Tab Gehalt.

Bankverbindung hinterlegen

Zur Auszahlung des Lohns über SEPA müssen Sie den Mitarbeiter ein Bankkonto hinterlegen. Navigieren Sie nach Personal > Mitarbeiter auswählen > Bearbeiten > Tab Private Information und erfassen Sie ein Bankkonto unter Bankverbindung.

Lohnarten prüfen

Die Lohnregel sind unter Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln definiert. Überprüfen Sie alle Regeln und legen Sie fest welche auf der Gehaltsabrechnung erscheinen sollen. Regeln für die Sie keine Verwendung haben, können Sie archivieren.

Tips

Das sind die Regeln, die Informationen über die Gehaltsberechnung liefern. Diese Regeln werden von Odoo gemäss der Reihenfolge ihrer Sequenznummer interpretiert. Die Regeln können verwendet werden, um Buchungen zu erzeugen, ohne dass diese in der Gehaltsliste sichtbar sind.

Lohnart erstellen

Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln und klicken Sie auf Neu.

Regelbezeichnung: Name der auf der Gehaltsabrechnung erscheint
Kategorie: Zur Berechnung des Nettolohns werden die Lohnarten über die Kategorie summiert. Wählen Sie eine passende Kategorie aus.
Code: Nummer zur Identifizierung der Lohnart
Gehaltsstruktur: Standardmässig gibt es hier nur eine Auswahl.
Erscheint in der Gehaltsabrechnung: Aktivieren oder deaktivieren.
Sequenz: Bestimmte die Abfolge der Berechnung der Lohnzeilen.

Im Tab Allgmein konfigurieren Sie die Berechnung.

Lohnart bearbeiten

Sie Lohnarten müssen unter bestimmten Bedingungen angepasst werden. Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln und öffnen Sie die Lohnart, welche Sie ändern möchten.

Finanzkonten den Lohnarten zuweisen

Damit die Gehaltsabrechnung auch in der Finanzbuchhaltung ersichtlich ist, müssen Sie für alle Lohnregeln die entsprechenden Soll- und Habenkonten hinterlegen.

Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln > Regel auswählen > Beareiten > Tab Buchhaltung und weisen Sie dort die Konten zu.

Warnung

Wenn die Berechnung der Lohnart einen Minusbetrag ergibt, werden die Soll- und Haben-Konten beim Erstellen der Lohnbuchung getauscht. Als Lösung müssen die Konten für Abzüge vertauscht eingetragen werden.

Arbeitseinträge

Arbeitseinträge anzeigen

Anhand der Anwesenheit und Abwesenheit erstellt Odoo für jeden Mitarbeitenden entsprechende Arbeitseinträge. Diese sind relevant für die Stundenbasierten Gehaltsabrechnungen.

Die Arbeitseinträge zeigen Sie via Personalabrechnung > Arbeitseinträge >Arbeitseinträge an. Hier sehen Sie, ob Mitarbeitende ungeklärte Lücken haben.

Arbeitseinträge neu generieren

Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Arbeitseinträge >Arbeitseinträge und wählen Sie Aktion Arbeitseinträge Neu Generieren. Im Dialog wählen Sie den Mitarbeitenden und definieren den Zeitraum zur Berechnung. Führen Sie die Erstellung der Arbeitseinträge mit Arbeitseinträge Neu Generieren aus.

Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung erstellen

Gehaltsabrechnung können für mehre oder einzelne Mitarbeiter ausgeführt werden.

Gilt bis Odoo17.

Um eine einzelne Gehaltsabrechnung zu erzeugen wählen Sie den Mitarbeiter aus Personal > Mitarbeiter auswählen und klicken auf den Link Abrechnungen Mitarbeiterverfügung und wählen Neu.

Legen Sie die Zeitperiode fest, speichern Sie den Eintrag und drücken Berechnen. Nun wird die Gehaltsabrechnung erstellt und ist bereit zur Verbuchung.

Gehaltsabrechnungen mit Stapel erstellen

Um mehrere Gehaltsabrechnungen zu erstellen, müssen Sie einen Stapel erstellen.

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Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Arbeitseinträge > Arbeitseinträge und wählen den aktuellen Monat. Starten Sie den Batch-Vorgang mit Lohnabrechnung Generieren. Für jeden angezeigten Mitarbeiter wird nun eine Lohnabrechnung erzeugt und steht zur Prüfung bereit.

Öffnen Sie die einzelnen Lohnabrechnung um Sie zu validieren. Mit Bestätigen werden alle Lohnabrechnungen des Stapel bestätigt.

Zahlungsdatei für Stapel generieren

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Für erledigte oder bezahlte Lohhnabrechnungsläufe können Sie eine Zahlungsdatei erstellen oder neu generieren. Öffnen Sie einen Lohnabrechnungslauf unter Personalabrechnung > Abrechnung Mitarbeitervergütung > Stapel und klicken Sie auf Erfasse Zahlung. Wählen Sie ein Bankkonto aus bestätigen Sie den Dialog mit Bestätigen. Es wird nun ein Feld SEPA File ersichtlich, klicken Sie darauf um die Zahlungsdatei herunterzuladen.

Stapel anzeigen

Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Gehaltsabrechnungen > Stapel.

Lohnabrechnung buchen

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Wählen Sie eine aktuelle Lohnabrechnung, die im Status Erledigt ist: Personalabrechnung > Abrechnung Mitarbeitervergütung > All Payslips > Payslip auswählen. Öffnen Sie den Tab Buchhaltung und klicken auf den Link unter Buchung. Hier werden alle Buchungen der Lohnabrechnung aufgeführt.

Warnung

Werden die Lohnzahlung als Batch verarbeitet, müssen alle Lohnabrechnungen bestätigt sein, damit eine Zahlung ausgelöst werden kann.

Lohnabrechnung entfernen

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Eine verbuchte Lohnabrechnung lässt sich nicht mehr löschen oder abbrechen. Zumindest ist das im Status Erledigt nicht möglich. Wurde eine Lohnzahlung als bezahlt markiert, kann Sie jedoch wieder entfernt werden.

Öffnen Sie die zu löschende Lohnabrechung Personalabrechung > Abrechnungen Mitarbeitervergütung > All Paylips. Ist die Abrechnung im Status Erledigt, wählen Sie Erfasse Zahlung. Odoo erstellt eine Zahlungsdatei, die Sie ignorieren können. Wählen Sie Aktionen > Abbrechen. Nun ist ist die Abrechnung im Status Abgelehnt. Nun können Sie den Eintrag mit Aktionen > Löschen entfernen.

Warnung

Falls es auf dem Eintrag eine verknüpfte Buchung gibt, wird diese ebenfalls gelöscht.

Lohnabrechnung neu berechnen

Haben Sie einen Fehler in einer erledigten Lohnberechnung können Sie diese wie folgt neu berechnen. Erfassen Sie eine Zahlung, wenn dies nicht bereit getan ist. Wählen Sie Aktionen > Abbrechen. Nun ist die Gehaltsabrechnung im Status Abgelehnt. Wählen Sie nun Auf Entwurf Setzen und nehmen Sie die Anpassungen vor. Ist alles erledigt, können Sie wie gewohnt die Gehaltsabrechnung berechnen lassen und bestätigen.

PDF Lohnabrechnung versenden

Gilt bis Odoo17.

Beim Bestätigen der Gehaltsabrechnung wird das Feld In Warteschlange für PDF aktiviert. Die geplante Aktion Lohnbuchhaltung: PDFs generieren erstellt und versendet die markierten Gehaltsabrechnung an den Mitarbeitenden. Dazu wird die E-Mail-Vorlage Payroll: Neue Gehaltsabrechnung verwendet.

Um die Gehaltsabrechnungen in der Warteschleife direkt zu versenden, können Sie die geplante Aktion manuell ausführen.

Damit die Gehaltsabrechnung als Anhang hinzufgefügt wird, können Sie die E-Mail-Vorlage anpassen.

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung manuell versenden möchten, deaktivieren Sie die geplante Aktion und für die Aktion Gehaltsabrechnung versenden hinzu.

Eigene Gehaltsabrechnung anzeigen

Um ihre eigenen Gehaltsabrechnung anzuzeigen, klicken Sie auf auf ihren Account und wählen Sie Mein Profil.

Abstimmung

Lohnbuchungen abstimmen

Gilt bis Odoo17.

Standardmässig werden die auszuzahlenden Löhne auf dem Lohndurchlaufkonto und dem Konto Ausstehende Zahlungen verbucht. Haben Sie für einen Lohnlauf eine Zahlung erfasst, diese ins eBanking importiert und als Beleg zur Abstimmung in Odoo importiert, müssen Sie den Beleg mit dem Konto Ausstehende Zahlungen abgleichen.

Auswertung

Lohnabrechnungszeilen anzeigen

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Damit Sie eine Übersicht der Lohnabrechnungszeilen erhalten, folgen Sie dem HowTo Neue Ansicht mit Aktion hinzufügen und verwenden diese Werte:

Name der Aktion: Lohnabrechnungszeilen
Objekt: hr.payslip.line
Menü: Lohnabrechnungszeilen
Obermenü: Personalabrechnung/Berichtswesen
Aktion: ir.actions.act_window Lohnabrechnungszeilen Nummernfolge: 90

Tips

Auf der Aktion Lohnabrechnungszeilen als Ansichtsmodus den Wert pivot anfügen.

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