# Abrechnung

Online Rechnungsstellung leicht gemacht.

# Rechnungen digitalisieren

Mit Odoo können PDF-Rechnung einfach gescannt und verarbeitet werden. Die Rechnungsdigitalisierung liest die Zahlungsinformationen aus dem PDF und erstellt eine Lieferantenrechnung.

Jeder Digitalisierungsvorgang kostet einen Credit. Die benötigten Credits können als In-App-Purchase (IAP) erworben werden. Klicken sie auf Einstellungen > Finanzen > Eingangsrechnungen > Guthaben kaufen. Loggen sie sich mit dem Odoo-Account ein und erwerben sie ein IAP-Paket. Die Credits werden an ihrer Datenbank gut geschrieben und fortan steht der Digitalisierungsprozess zur Verfügung.

Zur Digitalisierung einer Rechnung laden sie als erstes die PDF-Datei via Finanzen > Lieferanten > Rechnungen > Hochladen hoch. Öffnen sie die Rechnung und starten sie dann die Aktion Send for digitalization. Nach wenigen Sekunden sollte die Rechnungsangaben aus dem PDF ausgelesen und abgefüllt werden.

# Rechnungsvorlage anpassen

Für den automatischen Versand von Rechnungen können E-Mail-Vorlagen erstellt werden.

Unter Einstellungen > Technisch > E-Mail > Vorlagen können die E-Mail-Vorlagen verwaltet werden. Erstellen sie ein Duplikat der Vorlage Invoice: Send by email.

Als Betreff geben sie folgendes ein: ${object.company_id.name} Rechn. (Ref ${object.name or 'n/a'}). Wechseln sie für die Nachricht in die Code-Ansicht.

Kopieren sie den folgenden Inhalt:

<div style="margin:0px;padding: 0px;">
    <p style="padding: 0px; font-size: 13px;">
        Guten Tag
        % if object.partner_id.parent_id:
            ${object.partner_id.name} (${object.partner_id.parent_id.name})
        % else:
            ${object.partner_id.name}
        % endif
        <br><br>
        Anbei die 
        % if object.name:
            Rechnung <strong>${object.name}</strong>
        % else:
            Rechnung
        %endif
        % if object.invoice_origin:
            (mit Referenz: ${object.invoice_origin})
        % endif
        im Betrag von <strong>${format_amount(object.amount_total, object.currency_id)}</strong>
        von der ${object.company_id.name}.
        % if object.invoice_payment_state == 'paid':
            Diese Rechnung wurde bereits bezahlt.
        % else:
            Wir danken für eine fristgerechte Bezahlung.
        % endif
        <br><br>
        Zögern Sie nicht uns bei Fragen zu kontaktieren.
    </p>
</div>         

# Rechnungsnummer einrichten

Die Einrichtung der automatischen Vergabe der Rechnungsnummer erfolgt über die Aktion Resequence im Menu Abrechnung > Kunden > Rechnungen. Markieren sie eine (oder alle) Rechnungen und formulieren sie die erste Rechnungsnummer der Sequenz. Nach diesem Schema werden nur alle Rechnungen neu benannt und neue Rechnungen folgen diesem Muster.

# Rechnung stornieren

Wurde die erstellte Rechnung bereits auf Status Verbucht gesetzt, so kann diese Rechnung nicht mehr korrigiert oder gelöscht werden. Reklamiert der Kunde zum Beispiel und die Rechnung muss neu erstellt erden, so kann über die Funktion Stornieren die Rechnung rückgängig gemacht werden und sämtliche Buchungen erhalten eine Gegenbuchung. Somit ist zum Beispiel das Konto 2200
Geschuldete MwSt. (Umsatzsteuer)
mit den Gegenbuchungen wieder ausgeglichen und die MWST wird in Auflistung der Abrechnung nicht erscheinen.

In Modul Finanzen die Rechnung in der Liste anwählen und anzeigen lassen. Danach den Befehl Stornieren ausführen. Beachten Sie, dass Sie das als Storno-Datum das Rechnungsdatum wählen. Sodass die Storno am gleichen Tag erfolgt.

# Einzahlungsschein drucken

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von Einzahlungsscheinen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Auf dem Bankkonto des Unternehmens müssen die Felder ISR Client Identification Number und CHF ISR Subscription Number ausgefüllt sein.

  • Das auf der Rechnung hinterlegte Konto muss mit diesem Unternehmenskonto übereinstimmen
  • Die Rechnung ist im Status Gebucht
  • Die Einstellung Einstellungen > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Print bank on ISR ist aktiviert, jedoch nicht dessen Unteroption Preprinted account

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion Print ISR.

WARNING

Damit Einzahlungsscheine für bereits erstellte Rechnungen generiert werden können, muss das erstellte ISR-PDF im Anhang entfernt werden.

# QR-Rechnung drucken

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von QR-Rechnungen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Der Rechnungsempfänger und Absender müssen eine Schweizer-Adresse haben
  • Das QR-Konto ist auf dem Rechnungskonto eingetragen
  • Die Zahlungsreferenz muss QR-kompatibel sein (Referenz gemäss ISR)
  • Die Rechnung ist im Status Gebucht
  • Die Einstellung Einstellungen > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Print Swiss QR Code ist aktiviert

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion Print QR-Bill.

# Beträge runden

Damit Frankenbeträge in Rechnungen auf 0.05 gerundet werden, müssen sie die Bargeldrundung aktivieren.

Navigieren sie nach Finanzen > Konfiguration > Verwaltung > Bargeld-Runden und erstellen sie einen neuen Eintrag wie folgt.

Wenn sie eine neue Rechnung schreiben und die Rundungsmethode festgelegt ist, werden die Beiträge entsprechend gerundet.


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