Abrechnung

Online Rechnungsstellung leicht gemacht.

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Erweiterungen

ErweiterungBeschreibung
Account Invoice CarrierAuslieferungsmethode auf Rechnung hinterlegen.
Account Invoice CommentKommentarfeld auf Rechnung.
Account Invoice DetailVerkaufskontakt auf Rechnung einblenden.
Account Invoice NotesZusätzliche Header und Footer Notizen kopiert von Verkaufsauftrag.
Account Invoice Sale PartnerVerkaufsadresse auf Rechnung festlegen.
Account Invoice Select BankBankkonto anhand Währung auswählen.
Account Move Invoice PartnerSeparate Rechnungsadresse auf Rechnung festlegen.
Account Sale Timesheet ReportZeiterfassungsbericht für Rechnung.
Purchase Invoice Prepare PartnerKontakte aus Bestellung auf Rechnung kopieren.
Sale Invoice CarrierAuslieferungsmethode aus Transfers beim Erstellen von Rechnungen aus Verkaufsaufträgen übertragen.
Sale Invoice Cash Rounding DefaultStandardwert für Runden beim Erzeugen von Rechnungen aus Verkaufsaufträgen verwenden.
Sale Invoice Line DescriptionBuchungszeilen generiert aus Verkaufsaufträgen enhalten nur den Anzeigenamen des Produkts.
Sale Invoice Prepare BankBankkonto anhand Währung auswählen.
Sale Invoice Prepare PartnerKontakte aus Verkaufsauftrag auf Rechnung kopieren.
Swiss QR-ESR ScanRechnung anhand QR-Daten erstellen.

Versand

Ausgangsrechnung erfassen

Öffnen Sie Abrechnung > Kunden > Rechnungen und fügen Sie einen Eintrag hinzu.

Rechnung stornieren

Wurde die erstellte Rechnung bereits auf Status Verbucht gesetzt, so kann diese Rechnung nicht mehr korrigiert oder gelöscht werden. Reklamiert der Kunde zum Beispiel und die Rechnung muss neu erstellt erden, so kann über die Funktion Stornieren die Rechnung rückgängig gemacht werden und sämtliche Buchungen erhalten eine Gegenbuchung. Somit ist zum Beispiel das Konto 2200
Geschuldete MwSt. (Umsatzsteuer)
mit den Gegenbuchungen wieder ausgeglichen und die MWST wird in Auflistung der Abrechnung nicht erscheinen.

In Modul Finanzen die Rechnung in der Liste anwählen und anzeigen lassen. Danach den Befehl Stornieren ausführen. Beachten Sie, dass Sie das als Storno-Datum das Rechnungsdatum wählen. Sodass die Storno am gleichen Tag erfolgt.

Adressen

Bankkonto zu Lieferant hinzufügen

Wählen Sie Kontakte zeigen Sie den Lieferanten in der Formularansicht an. Klicken Sie auf Bearbeiten und fügen Sie im Tab Finanzen ein Bankkonto hinzu.

Bankkonten anzeigen

Wenn Sie alle erfassten Bankkonten in einer Listen anzeigen möchten, navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankkonten.

Rechnungsadresse ändern

Angenommen Sie möchten die Empfängeradresse einer gebuchten Rechnung ändern, so setzen Sie diese Rechnung mit Zurücksetzen in den Entwurfsstatus. Anschliessen können Sie das Feld Kunde wieder bearbeiten. Passen Sie die Adresse an und buchen Sie die Rechnung wieder.

Warnung für den Rechnungskontakt festlegen

Auf Kontakten können Sie Warnungs-Text hinterlegen, welche bei der Ertellung einer Rechnung angezeigt werden. Damit die entprechenden Felder auf dem Kontakt angezeigt werden, müssen Sie in den Benutzer-Einstellungen die Berechtigung Eine Warnung kann auf einem Partner (Konto) gelegt werden aktivieren. Unter Kontakte > Eintrag auswählen > Tab Interne Notizen finden Sie das entsprechende Feld.

Empfang

Eingangsrechnung erfassen

Öffnen Sie Abrechnung > Lieferanten > Rechnungen und fügen Sie einen Eintrag hinzu.

Rechnungen digitalisieren

Mit Odoo können PDF-Rechnung einfach gescannt und verarbeitet werden. Die Rechnungsdigitalisierung liest die Zahlungsinformationen aus dem PDF und erstellt eine Lieferantenrechnung.

Jeder Digitalisierungsvorgang kostet einen Credit. Die benötigten Credits können als In-App-Purchase (IAP) erworben werden. Klicken Sie auf Einstellungen > Finanzen > Eingangsrechnungen > Guthaben kaufen. Loggen Sie sich mit dem Odoo-Account ein und erwerben Sie ein IAP-Paket. Die Credits werden an ihrer Datenbank gut geschrieben und fortan steht der Digitalisierungsprozess zur Verfügung.

Zur Digitalisierung einer Rechnung laden Sie als erstes die PDF-Datei via Finanzen > Lieferanten > Rechnungen > Hochladen hoch. Öffnen Sie die Rechnung und starten Sie dann die Aktion Send for digitalization. Nach wenigen Sekunden sollte die Rechnungsangaben aus dem PDF ausgelesen und abgefüllt werden.

Der Digitalisierungsprozess dauert wenige Sekunden. Sie können den Status mit Aktualisieren überprüfen.

Vorlagen

Rechnungsvorlage anpassen

Für den automatischen Versand von Rechnungen können E-Mail-Vorlagen erstellt werden.

Unter Einstellungen > Technisch > E-Mail > Vorlagen können die E-Mail-Vorlagen verwaltet werden. Erstellen Sie ein Duplikat der Vorlage Invoice: Send by email und fahren Sie weiter gemäss E-Mail-Vorlage erfassen.

Standardvorlage deaktivieren

Zeigen Sie die Externe ID für account.email_template_edi_invoice an. Geben Sie im Feld Datensatz-ID den Wert 0 ein.

Damit wird beim Aufruf der Aktion Senden & Drucken auf der Rechnung die Standardvorlage nicht geladen.

Konfiguration

Rechnungsnummer einrichten

Die Einrichtung der automatischen Vergabe der Rechnungsnummer erfolgt über die Aktion Resequence im Menu Abrechnung > Kunden > Rechnungen. Markieren Sie eine (oder alle) Rechnungen und formulieren Sie die erste Rechnungsnummer der Sequenz. Nach diesem Schema werden nur alle Rechnungen neu benannt und neue Rechnungen folgen diesem Muster.

Berichte

Einzahlungsschein drucken

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von Einzahlungsscheinen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Auf dem Bankkonto des Unternehmens muss das Feld CHF ISR Subscription Number ausgefüllt sein

  • Das auf der Rechnung hinterlegte Konto muss mit diesem Unternehmenskonto übereinstimmen
  • Die Rechnung ist im Status Gebucht
  • Die Einstellung Einstellungen > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Print bank on ISR ist aktiviert, jedoch nicht dessen Unteroption Preprinted account

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion Print ISR.

WARNING

Damit Einzahlungsscheine für bereits erstellte Rechnungen generiert werden können, muss das erstellte ISR-PDF im Anhang entfernt werden.

QR-Rechnung drucken

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von QR-Rechnungen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Der Rechnungsempfänger und Absender müssen eine Schweizer-Adresse haben
  • Das QR-Konto ist auf dem Rechnungskonto eingetragen
  • Die Zahlungsreferenz muss QR-kompatibel sein (Referenz gemäss ISR)
  • Die Rechnung ist im Status Gebucht
  • Die Einstellung Einstellungen > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Print Swiss QR Code ist aktiviert

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion Print QR-Bill.

Datenbank

Beträge runden

Damit Frankenbeträge in Rechnungen auf 0.05 gerundet werden, müssen Sie die Bargeldrundung aktivieren.

Navigieren Sie nach Finanzen > Konfiguration > Bargeld-Runden und erstellen Sie einen neuen Eintrag wie folgt.

Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben und die Rundungsmethode festgelegt ist, werden die Beiträge entsprechend gerundet.

Produktverwwaltung

Fakturierungsregel festlegen

Für jedes Produkt können Sie definieren, ob es nach der Lieferung oder nach der Bestellung verrechnet werden soll.

WARNING

Falls während der Lieferung zusätzliche Produkte erfasst werden, muss die abzurechendende Menge des Verkaufsauftrag aktualisiert werden. Nur dann wird das zusätzliche Produkt auf die Rechnung übertragen.

Mahnwesen

Mahnstufen konfigurieren

Navigieren Sie nach Abrechnung > Konfiguration > Mahnstufen. Hier können Sie bestehende Mahnstufen konfigurieren oder neue Erstellen. Eintscheidend bei den Mahnstufen ist das Feld Nach X bei fällig, tun Sie folgendes:. Hier können Sie Anzahl Tage (+/-) für den Zeitabstand zur Mahnung erstellen.

Mahnung versenden

Unbezahlte Rechnung, welche die Zahlungsfrist überschritten haben, können Sie unter Finanzen > Kunden > Mahnberichte anzeigen. Wählen Sie einen Eintrag aus und klicken Sie auf Sende Per E-Mail.


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