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Rechnungsstellung¶

Online Rechnungsstellung leicht gemacht.

Website: https://www.odoo.com/de_DE/app/invoicing

Bereiche¶

Erweiterungen¶

Versand¶

Journal Kundenrechnungen anzeigen¶

Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Konfiguration > Journale und zeigen Sie das Journal Kundenrechnugen an.

Ausgangsrechnung erfassen¶

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und fügen Sie einen Eintrag hinzu.

Rechnungen versenden¶

Zeigen Sie Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und markieren Sie die gebuchten Rechnungen, die Sie versenden möchten. Wählen Sie Aktionen > Rechnung versenden, ändern Sie optional die Mail-Vorlage im Dialog und bestätigen Sie den Versand mit Senden.

Rechnung zurücksetzen¶

Um eine gebucht Rechnung zurückzusetzen navigieren Sie nach nach Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und zeigen eine ausgewählte Rechnung an. Wählen Sie die Aktion Zurücksetzen damit die Rechnung in den Status Entwurf gesetzt wird.

Gutschrift erfassen¶

Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Kunden > Gutschriften und erfassen Sie eine Gutschrift.

Gutschrift für Rechnung erfassen¶

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen und zeigen Sie die Rechnung an, welche vergütet werden soll. Wählen Sie die Aktion Gutschrift Erstellen und aktivieren die passenden Optionen:

• Kreditmethode:
• Teilweise Rückerstattung:
• Komplette Rückerstattung: Es wird eine Gegenbuchung erstellt
• Komplette Rückerstattung und neuer Rechnungsentwurf: Es wird eine Gegenbuchung erstellt und die Rechnung kopiert.
• Begründung: Geben Sie einen Text für die Gegenbuchung ein
• Stornodatum: Wenn Sie Spezifisch wählen, treffen Sie für das Rückerstattungsdatum eine Auswahl

Schliessen Sie den Vorgang mit Gutschrift Erstellen ab.

Beispiel¶

Eine Rechnung Rechn/2023/08/0001 mit dem Betrag CHF 455.00 wurde bezahlt. Jetzt wird sie mit Gutschrift Erstellen in die Gutschrift* RRechn/2023/11/0001* umgewandelt und mit Bestätigen* gebucht. Eine neue Rechnung Rechn/2023/11/0001 vom gleichen Kunden wird erfasst. Der Betrag aus der Gutschrift erscheint als noch *Noch nicht ausgeglichene Zahlungen*:

Mit Hinzufügen wird der fällige Betrag um den Wert der Gutschrift reduziert:

Kunden¶

Bank hinzufügen¶

Navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankverzeichnis und erstellen Sie einen neuen Eintrag. Geben Sie den Namen der Bank und die Bankleitzahl (BIC) ein. Optional können Sie die Bankadresse erfassen.

Bankkonto erfassen¶

Navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankkonten und erstellen Sie einen neuen Eintrag. Geben Sie Kontonummer (IBAN) und den Kontoinhaber ein. Wählen oder erstellen Sie eine Bank im Feld Bank.

Bankkonto zu Lieferant hinzufügen¶

Wählen Sie Kontakte zeigen Sie den Lieferanten in der Formularansicht an. Klicken Sie auf Bearbeiten und fügen Sie im Tab Buchhaltung ein Bankkonto hinzu.

Geld schicken für Bankkonto erlauben¶

Gilt ab Odoo16.

Damit Lieferanten bezahlt werden können, muss dies explizit auf dem Bankkonto angegeben werden. Zeiten Sie einen Lieferanten unter Kontakte an und wählen Sie den den Tab Buchhaltung . Bei der Liste der Bankkonten aktivieren Sie die Option Geld schicken.

Bankkonten anzeigen¶

Wenn Sie alle erfassten Bankkonten in einer Listen anzeigen möchten, navigieren Sie nach Kontakte > Konfiguration > Bankkonten.

Rechnungsadresse ändern¶

Angenommen Sie möchten die Empfängeradresse einer gebuchten Rechnung ändern, so setzen Sie diese Rechnung mit Zurücksetzen in den Entwurfsstatus. Anschliessend können Sie das Feld Kunde wieder bearbeiten. Passen Sie die Adresse an und buchen Sie die Rechnung wieder.

Warnung für den Rechnungskontakt festlegen¶

Auf Kontakten können Sie Warnungs-Text hinterlegen, welche bei der Ertellung einer Rechnung angezeigt werden. Damit die entprechenden Felder auf dem Kontakt angezeigt werden, müssen Sie in den Benutzer-Einstellungen die Berechtigung Eine Warnung kann auf einem Partner (Konto) gelegt werden aktivieren. Unter Kontakte > Eintrag auswählen > Tab Interne Notizen finden Sie das entsprechende Feld.

Kundenrechnungen bezahlen¶

Damit eine Rechnung als bezahlt markiert wird, muss eine Zahlung erfasst werden. Zeigen Sie die Rechnung unter Rechnungsstellung > Kunden > Ausgangsrechnungen an. Wählen Sie Zahlen und für Journal Bank aus. Als Zahlungsmethode wählen Sie Manuelle Zahlung. Geben Sie das Zahlungsdatum an und erstellen Sie die Zahlung mit Zahlung erstellen.

Lieferanten¶

Journal Lieferantenrechnungen anzeigen¶

Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Konfiguration > Journale und zeigen Sie das Journal Lieferantenrechnungen an.

Eingangsrechnung erfassen¶

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Lieferanten > Rechnungen und fügen Sie einen Eintrag hinzu.

Zahlung erfassen¶

Öffnen Sie Rechnungsstellung > Lieferanten > Rechnungen und wählen Sie eine zu bezahlende Rechnung aus. Klicken Sie auf Zahlung Registrieren. Im Dialog wählen Sie das Journal und die Zahlungsmethode aus. Prüfen Sie die Angaben und wählen Sie Zahlung Erstellen.

Guthaben für Rechnungsdigitalisierung kaufen¶

Mit Odoo können PDF-Rechnung einfach gescannt und verarbeitet werden. Die Rechnungsdigitalisierung liest die Zahlungsinformationen aus dem PDF und erstellt eine Lieferantenrechnung.

Jeder Digitalisierungsvorgang kostet einen Credit. Die benötigten Credits können als In-App-Purchase (IAP) erworben werden. Klicken Sie auf Einstellungen > Buchhaltung > Eingangsrechnungen > Guthaben kaufen. Loggen Sie sich mit dem Odoo-Account ein und erwerben Sie ein IAP-Paket. Die Credits werden an ihrer Datenbank gut geschrieben und fortan steht der Digitalisierungsprozess zur Verfügung.

Rechnungen digitalisieren¶

Zur Digitalisierung einer Rechnung laden Sie als erstes die PDF-Datei via Buchhaltung > Lieferanten > Rechnungen > Hochladen hoch. Öffnen Sie die Rechnung und starten Sie dann die Aktion Send for digitalization. Nach wenigen Sekunden sollte die Rechnungsangaben aus dem PDF ausgelesen und abgefüllt werden.

Der Digitalisierungsprozess dauert wenige Sekunden. Sie können den Status mit Aktualisieren überprüfen.

Lieferantenrechnung mit Bestellung verknüpfen¶

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung unter Rechnungsstellung > Lieferanten > Rechnung haben, können Sie diese mit dem Feld Autovervollständigung mit einer Bestellung verknüpfen.

Abstimmung¶

Gutschrift zu Rechnung hinzufügen¶

Wenn Sie für einen Kunden eine Gutschrift haben, können Sie diese einer offenen Rechnung hinzufügen. Zeigen Sie die offene Rechnung via Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen an. Auf der Rechnung erscheint die Meldung:

Sie haben ausstehendes Haben für diesen Kunden. Sie können diese zuordnen, um die Rechnung als bezahlt zu kennzeichnen

Am Ende der Rechnung können Sie bei der entsprechenden Gutschrift auf Hinzufügen drücken.

Vorlagen¶

Rechnungsvorlage anpassen¶

Für den automatischen Versand von Rechnungen können E-Mail-Vorlagen erstellt werden.

Unter Einstellungen > Technisch > E-Mail > E-Mail-Vorlagen können die E-Mail-Vorlagen verwaltet werden. Erstellen Sie ein Duplikat der Vorlage Invoice: Send by email und fahren Sie weiter gemäss E-Mail-Vorlage erfassen.

Standardvorlage deaktivieren¶

Zeigen Sie die Externe ID für account.email_template_edi_invoice an. Geben Sie im Feld Datensatz-ID den Wert 0 ein.

Damit wird beim Aufruf der Aktion Senden & Drucken auf der Rechnung die Standardvorlage nicht geladen.

Berichte¶

PDF-Datei von Kundenrechnungen vorbereiten¶

Gilt ab Odoo16.

Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Kunden > Rechnungen. Markieren Sie die entsprechenden Kundenrechnungen und wählen Sie Aktionen > Print QR invoices. Nun erstellt Odoo die PDF-Dateien für die ausgewählten Rechnungen.

Einzahlungsschein drucken¶

Gilt bits Odoo14.

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von Einzahlungsscheinen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Auf dem Bankkonto des Unternehmens muss das Feld CHF ISR Subscription Number ausgefüllt sein

• Das auf der Rechnung hinterlegte Konto muss mit diesem Unternehmenskonto übereinstimmen
• Die Rechnung ist im Status Gebucht
• Die Einstellung Einstellungen > Buchhaltung > Ausgangsrechnungen > Print bank on ISR ist aktiviert, jedoch nicht dessen Unteroption Preprinted account

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion Print ISR.

QR-Rechnung drucken¶

Gilt bits Odoo14.

Mit der Schweizer Lokalisierung für das Finanzmodul ist ein Bericht zur Generierung von QR-Rechnungen enthalten. Damit Einzahlungsscheine erstellt werden können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Der Rechnungsempfänger und Absender müssen eine Schweizer-Adresse haben
• Das QR-Konto ist auf dem Rechnungskonto eingetragen
• Die Zahlungsreferenz muss QR-kompatibel sein (Referenz gemäss ISR)
• Die Rechnung ist im Status Gebucht
• Die Einstellung Einstellungen > Buchhaltung > Ausgangsrechnungen > Print Swiss QR Code ist aktiviert (optional)

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann erscheint beim Aufruf einer Rechnung die Aktion QR-Rechnung Drucken.

Datenbank¶

Rundungsmethode erstellen¶

Damit Frankenbeträge in Rechnungen auf 0.05 gerundet werden, müssen Sie die Bargeldrundung aktivieren.

Navigieren Sie nach Buchhaltung > Konfiguration > Bargeld-Runden und erstellen Sie einen neuen Eintrag wie folgt:

• Name: CHF auf 0.05
• Rundungsgenauigkeit: 0.05
• Rundungsstrategie: Steuerbetrag bearbeiten
• Rundungsverfahren: HALF-UP

Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben und die Rundungsmethode festgelegt ist, werden die Beiträge entsprechend gerundet.

Produkte¶

Fakturierungsregel festlegen¶

Für jedes Produkt können Sie definieren, ob es nach der Lieferung oder nach der Bestellung verrechnet werden soll. Navigieren Sie nach Rechnungsstellung > Produkte > Produkte und zeigen Sie ein Produkt an. Im Feld Fakturierungsregel können Sie bestimmen Sie Verrechnungsart bestimmen.

Berechtigungen anhand von Gruppen filtern¶

Im folgenden Beispiel werden ausgewählte Rechnungen nur für eine bestimmte Gruppe angezeigt.

Legen Sie auf dem Datenmodell diese Datensatzregeln fest:

Name: Invoicing Confidential
Gruppen: Interne Benutzer
Domain: [('x_group_ids', 'in', [g.id for g in user.groups_id])]
Berechtigung: Lesen

Name: Invoicing Public
Gruppen: Interne Benutzer
Domain: [('x_group_ids', '=',False)]
Berechtigung: Lesen

📝 Edit on GitHub