Personalabrechnung

Personalbrechnungen schnell und einfach erstellen.

Erweiterungen

ErweiterungBeschreibung
LohnmeldungLohnmeldungen ganz einfach generieren.
Personalabrechnung AktionenLohnabrechnung automatisieren.
Personalabrechnung BerichteBerichte für Lohnbuchhaltung erstellen.
Personalabrechnung EingabenLohnabrechnungen mit variablen Eingaben.
Swiss PayrollLohnabrechnung nach Schweizer Anforderungen.

Konfiguration

Pesonalabrechnung initialisieren

Damit Sie die Personalabrechnung für ihre Mitarbeiter erstellen können, müssen einige vorbereitungen getroffen werden.

Dazu eine Übersicht:

Konfigurieren Sie diese Punkte, erst dann können Sie die Lohnabrechnung erstellen.

Bankverbindung hinterlegen

Zur Auszahlung des Lohns über SEPA müssen Sie den Mitarbeiter ein Bankkonto hinterlegen. Navigieren Sie nach Pesonal > Mitarbeiter auswählen > Bearbeiten > Tab Private Information und erfassen Sie ein Bankkonto unter Bankverbindung.

Lohnarten definieren

TIP

Das sind die Regeln, die Informationen über die Gehaltsberechnung liefern. Diese Regeln werden von odoo gemäss der Reihenfolge ihrer Sequenznummer interpretiert. Die Regeln können verwendet werden, um Buchungen zu erzeugen, ohne dass diese in der Gehaltsliste sichtbar sind.

Die Lohnregel sind unter Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln definiert. Überprüfen Sie alle Regeln und legen Sie fest welche auf dem Lohnzettel erscheinen sollen.

Regeln für die Sie keine Verwendung haben, können Sie archivieren.

Finanzkonten den Lohnarten zuweisen

Damit die Lohnabrechnung auch in der Finanzbuchhaltung ersichtlich ist, müssen Sie für alle Lohnregeln die entsprechenden Soll- und Habenkonten hinterlegen. Eine Übersicht dazu finden Sie unter Best-Practice Lohnbuchhaltung.

Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln > Regel auswählen > Beareiten > Tab Finanzen und weisen Sie dort die Konten zu.

Lohnabrechnung

Arbeitseinträge anzeigen

Anhand der Anwesenheit und Abwesenheit erstellt Odoo für jeden Mitarbeitenden entsprechende Arbeitseinträge. Diese sind relevant für die Stundenbasierten Lohnabrechnungen.

Die Arbeitseinträge zeigen Sie via Personalabrechnung > Arbeitseinträge >Arbeitseinträge an. Hier sehen Sie, ob Mitarbeitende ungeklärte Lücken haben.

Lohnabrechnung erstellen

Lohnabrechnung können für mehre oder einzelne Mitarbeiter ausgeführt werden.

Einzeln

Um eine einzelne Lohnabrechnung zu erzeugen wählen Sie den Mitarbeiter aus Personal > Mitarbeiter auswählen und klicken auf den Link Abrechnungen Mitarbeiterverfügung und wählen Anlegen.

Legen Sie die Zeitperiode fest, speichern Sie den Eintrag und drücken Berechnen. Nun wird die Lohnabrechnung erstellt und ist bereit zur Verbuchung.

Batch

Navigieren Sie nach Personalabrechnung > Arbeitseinträge > Arbeitseinträge und wählen den aktuellen Monat. Starten Sie den Batch-Vorgang mit Lohnabrechnung erzeugen. Für jeden Mitarbeiter wird nun eine Lohnabrechnung erzeugt und steht bereit zur Prüfung.

Mit Create draft entry werden die einzelnen Lohnabrechnungen berechnet und eine Buchung vorbereitet.

Lohnabrechnung verbuchen

Wählen Sie eine aktuelle Lohnabrechnung, die im Status Erledigt ist: Personalabrechnung > Abrechnung Mitarbeitervergütung > All Payslips > Payslip auswählen. Öffnen Sie den Tab Finanzen und klicken auf den Link unter Buchung.

Hier werden alle Buchungen der Lohnabrechnung aufgeführt.

WARNING

Werden die Lohnzahlung als Batch verarbeitet, müssen alle Lohnabrechnungen bestätigt sein, damit eine Zahlung ausgelöst werden kann.

Gehaltsinformationen eingeben

Die Gehaltsinformationen der Mitarbeiter legen Sie via Pesonal > Mitarbeiter auswählen > Link Verträge > Arbeitsvertrag auswählen > Bearbeiten > Tab Gehaltsinformationen fest.

Lohnabrechnung entfernen

Eine verbuche Lohnabrechnung lässt sich nicht mehr löschen oder abbrechen. Zumindest ist das im Status Erledigt nicht möglich. Wurde eine Lohnzahlung als bezahlt markiert, kann Sie jedoch wieder entfernt werden.

Öffnen Sie die zu löschende Lohnabrechung Personalabrechung > Abrechnungen Mitarbeitervergütung > All Paylips. Ist die Abrechnung im Status Erledigt, wählen Sie Erfasse Zahlung. Odoo erstellt eine Zahlungsdatei, die Sie ignorieren können. Wählen Sie Aktion > Abbrechen. Nun ist ist die Abrechnung im Status Abgelehnt. Nun können Sie den Eintrag mit Aktion > Löschen entfernen.

WARNING

Falls es auf dem Eintrag eine verknüpfte Buchung gibt, wird diese ebenfalls gelöscht.

Lohnabrechnung neu berechnen

Haben Sie einen Fehler in einer erledigten Lohanbrechnung können Sie diese wie folgt neu berechnen. Erfassen Sie eine Zahlung, wenn dies nicht bereit getan ist. Wählen Sie Aktion > Abbrechen. Nun ist die Lohnabrechnung im Status Abgelehnt. Wählen Sie nun Auf Entwurf Setzen und nehmen Sie die Anpassungen vor. Ist alles erledigt, können Sie wie gewohnt die Lohnabrechnung berechnen lassen und bestätigen.

Abgleich

Lohnbuchungen abgleichen

Standardmässig werden die auszuzahlenden Löhne auf dem Lohndurchlaufkonto und dem Konto Ausstehende Zahlungen verbucht. Erfasst man für einen Lohnlauf eine Zahlung, importiert diese ins eBanking und gleicht den Beleg später ab, müssen Sie den Beleg mit dem Konto Ausstehende Zahlungen abgleichen.

Auswertung

Lohnabrechnungszeilen anzeigen

Damit Sie eine Übersicht der Lohnabrechnungszeilen erhalten, folgen Sie dem HowTo Neue Ansicht mit Aktion hinzufügen und verwenden diese Werte:

Name der Aktion: Lohnabrechnungszeilen
Objekt: hr.payslip.line
Menü: Lohnabrechnungszeilen
Obermenü: Personalabrechnung/Berichtswesen
Aktion: ir.actions.act_window Lohnabrechnungszeilen Nummernfolge: 90

Das Ergebnis sollte so aussehen:

TIP

Auf der Aktion Lohnabrechnungszeilen als Ansichtsmodus den Wert pivot anfügen.


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