# Personalabrechnung

Personalbrechnungen schnell und einfach erstellen.

Erweiterung Beschreibung
Payroll Customizations Giordano Lohnabrechnung nach Schweizer Anforderungen.
Lohnmeldung Lohnmeldungen ganz einfach generieren.

# Pesonalabrechnung initialisieren

Damit sie die Personalabrechnung für ihre Mitarbeiter erstellen können, müssen einige vorbereitungen getroffen werden.

Dazu eine Übersicht:

Konfigurieren sie diese Punkte, erst dann können sie die Lohnabrechnung erstellen.

# Bankverbindung hinterlegen

Zur Auszahlung des Lohns über SEPA müssen sie den Mitarbeiter ein Bankkonto hinterlegen. Navigieren sie nach Pesonal > Mitarbeiter auswählen > Bearbeiten > Tab Private Information und erfassen sie ein Bankkonto unter Bankverbindung.

# Lohnarten definieren

TIP

Das sind die Regeln, die Informationen über die Gehaltsberechnung liefern. Diese Regeln werden von odoo gemäss der Reihenfolge ihrer Sequenznummer interpretiert. Die Regeln können verwendet werden, um Buchungen zu erzeugen, ohne dass diese in der Gehaltsliste sichtbar sind.

Die Lohnregel sind unter Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln definiert. Überprüfen sie alle Regeln und legen sie fest welche auf dem Lohnzettel erscheinen sollen.

Regeln für die sie keine Verwendung haben, können sie archivieren.

# Finanzkonten den Lohnarten zuweisen

Damit die Lohnabrechnung auch in der Finanzbuchhaltung ersichtlich ist, müssen sie für alle Lohnregeln die entsprechenden Soll- und Habenkonten hinterlegen. Eine Übersicht dazu finden sie unter Best-Practice Lohnbuchhaltung.

Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln > Regel auswählen > Beareiten > Tab Finanzen und weisen sie dort die Konten zu.

# Lohnabrechnung erstellen

Lohnabrechnung können für mehre oder einzelne Mitarbeiter ausgeführt werden.

Einzeln

Um eine einzelne Lohnabrechnung zu erzeugen wählen sie den Mitarbeiter aus Personal > Mitarbeiter auswählen und klicken auf den Link Abrechnungen Mitarbeiterverfügung und wählen Anlegen.

Legen sie die Zeitperiode fest, speichern sie den Eintrag und drücken Berechnen. Nun wird die Lohnabrechnung erstellt und ist bereit zur Verbuchung.

Batch

Navigieren sie nach Personalabrechnung > Work Entries > Work Entries und wählen den aktuellen Monat. Starten sie den Batch-Vorgang mit Lohnabrechnung erzeugen. Für jeden Mitarbeiter wird nun eine Lohnabrechnung erzeugt und steht bereit zur Prüfung.

Mit Create draft entry werden die einzelnen Lohnabrechnungen berechnet und eine Buchung vorbereitet.

# Lohnabrechnung verbuchen

Wählen sie eine aktuelle Lohnabrechnung, die im Status Erledigt ist: Personalabrechnung > Abrechnung Mitarbeitervergütung > All Payslips > Payslip auswählen. Öffnen sie den Tab Finanzen und klicken auf den Link unter Buchung.

Hier werden alle Buchungen der Lohnabrechnung aufgeführt.

WARNING

Werden die Lohnzahlung als Batch verarbeitet, müssen alle Lohnabrechnungen bestätigt sein, damit eine Zahlung ausgelöst werden kann.

# Gehaltsinformationen eingeben

Die Gehaltsinformationen der Mitarbeiter legen sie via Pesonal > Mitarbeiter auswählen > Link Verträge > Arbeitsvertrag auswählen > Bearbeiten > Tab Gehaltsinformationen fest.

# Variable Eingaben mit Lohnart verbuchen

Um variable Eingaben in der Lohnzahlungen abzurechnen, müssen sie diese Eingaben definieren und einer Lohnart hinterlegen. Bei der Abrechnung wird die Lohnart mitgerechnet.

Als erstes müssen sie für eine bestehende Lohnstruktur eine Eingabe definieren. Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Structure und wählen sie die Lohnstruktur aus. Erstellen sie im Tab Ohter Input eine Eingabe. Hierzu ein Beispiel für einen zusätzlichen Quellensteuerabzug:

Damit der Betrag in der Lohnabrechnung berücksichtigt wird, muss dieser als Lohnart definiert werden. Erstellen sie eine neue Lohnart in der bestehenden Lohnstruktur. Dazu ein Beispiel wie man diese für den Quellensteuerabzug definiert:

Name: Quellensteuer Nachbelastung
Kategorie: Abzüge
Code: 2280
Reihenfolge: 190
Vergütungsstruktur: Lohnabrechnung
Bedinung basiert auf: Python Ausdruck Python Bedinung: result = inputs.QUELLEN.amount > 0.0 if inputs.QUELLEN else False
Berechnungsart: Python Code
Python Code: result = inputs.QUELLEN.amount if inputs.QUELLEN else 0

Beim Berechnen werden variable Eingaben in der Lohnabrechnung miteinbezogen.

# Lohnabzug Kurzarbeit

Im Falle von Kurzarbeit kann man die variablen Abzüge mit einer neuen Eingabe und Lohnart geltend machen.

Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Other Input Types. Erstellen sie dort einen Eintrag mit Beschreibung Lohnabzug Kurzarbeit und Code KURZ.

Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln und wählen sie Anlegen. Erstellen sie eine Lohnart mit folgenden Definitionen:

Name: Lohnabzug Kurzarbeit
Kategorie: Freie Zuwendung
Code: KURZ
Reihenfolge: 15
Vergütungsstruktur: Lohnabrechnung
Bedinung basiert auf: Python Ausdruck Python Bedinung: result = inputs.KURZ.amount > 0.0 if inputs.KURZ else False
Berechnungsart: Python Code
Python Code: result = -inputs.KURZ.amount if inputs.KURZ else 0

Im Tab Finanzen wählen sie:

Sollkonto: 1098 Durchlaufkonto Löhne
Habenkonto: 5000 Löhne

Speichern sie die Lohnart, fügen sie einer ausgewählte Lohnabrechnung mit der zugehörigen Lohnstruktur eine Spesen-Eingabe hinzu und berechnen die Abrechnung neu.

# Spesen als Zuwendung

Spesen können als variable Eingabe in der Lohnabrechnung hinzugefügt werden. Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Other Input Types. Erstellen sie dort einen Eintrag mit Beschreibung Spesen und Code SPESEN.

Damit die Eingabe in der Lohnabrechnung berücksichtigt wird, muss eine neue Lohnart definiert werden. Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln und wählen sie Anlegen. Erstellen sie eine Lohnart mit folgenden Definitionen:

Name: Spesen
Kategorie: Freie Zuwendung
Code: 2000
Reihenfolge: 10
Vergütungsstruktur: Lohnabrechnung
Bedinung basiert auf: Python Ausdruck Python Bedinung: result = inputs.SPESEN.amount > 0.0 if inputs.SPESEN else False
Berechnungsart: Python Code
Python Code: result = inputs.SPESEN.amount if inputs.SPESEN else 0

Im Tab Finanzen wählen sie:

Sollkonto: 1098 Durchlaufkonto Löhne
Habenkonto: 5082 Spesen

Speichern sie die Lohnart, fügen sie einer ausgewählte Lohnabrechnung mit der zugehörigen Lohnstruktur eine Spesen-Eingabe hinzu und berechnen die Abrechnung neu.

# Lohnakonto mit Nachberechnung

Machen sie Lohnabzüge nach Berechnung des Nettolohn, muss die Lohnabrechnung etwas umstrukturiert werden. Einerseits muss wieder ein variabler Lohntyp konfiguriert werden und anderer

Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Other Input Types. Erstellen sie dort einen Eintrag mit Beschreibung Lohnakonto und Code LNKT.

Damit die Eingabe in der Lohnabrechnung berücksichtigt wird, muss eine neue Lohnart definiert werden. Navigieren sie nach Personalabrechnung > Konfiguration > Regeln und wählen sie Anlegen. Erstellen sie eine Lohnart mit folgenden Definitionen:

Name: Lohnakonto
Kategorie: Nachberechnung
Code: 5800
Reihenfolge: 205
Vergütungsstruktur: Lohnabrechnung
Berechnungsart: Python Code
Bedinung basiert auf: Python Ausdruck Python Bedinung: result = inputs.LNKT.amount != 0.0 if inputs.LNKT else False
Berechnungsart: Python Code
Python Code: result = inputs.LNKT.amount if inputs.LNKT else 0

Damit der Auszahlungsbetrag überschrieben werden kann, müssen sie eine neue Lohnart anlegen:

Name: Auszahlung
Kategorie: Auszahlung (Anlegen mit Code ASZ)
Code: NET
Reihenfolge: 999
Vergütungsstruktur: Lohnabrechnung
Berechnungsart: Python Code
Python Code: result = categories.NET + categories.NBR

Und bei der Lohnart Nettolohn den Code auf SUM setzen (Code muss immer eindeutig sein).

# Lohnabrechnung entfernen

Eine verbuche Lohnabrechnung lässt sich nicht mehr löschen oder abbrechen. Zumindest ist das im Status Erledigt nicht möglich. Wurde eine Lohnzahlung als bezahlt markiert, kann sie jedoch wieder entfernt werden.

Öffnen sie die zu löschende Lohnabrechung Personalabrechung > Abrechnungen Mitarbeitervergütung > All Paylips. Ist die Abrechnung im Status Erledigt, wählen sie Erfasse Zahlung. Odoo erstellt eine Zahlungsdatei, die sie ignorieren können. Wählen sie Aktion > Abbrechen. Nun ist ist die Abrechnung im Status Abgelehnt. Nun können sie den Eintrag mit Aktion > Löschen entfernen.

WARNING

Falls es auf dem Eintrag eine verknüpfte Buchung gibt, wird diese ebenfalls gelöscht.

# Lohnbuchungen abgleichen

Standardmässig werden die auszuzahlenden Löhne auf dem Lohndurchlaufkonto und dem Konto Ausstehende Zahlungen verbucht. Erfasst man für einen Lohnlauf eine Zahlung, importiert diese ins eBanking und gleicht den Beleg später ab, müssen sie den Beleg mit dem Konto Ausstehende Zahlungen abgleichen.


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